Ce certificat digital este necesar pentru ANAF?
În fluxurile care solicită o semnătură electronică calificată, alegerea corectă este un certificat digital calificat emis în cadrul unui serviciu calificat. Verificarea prestatorului și a serviciului se face în Trusted List, nu doar după numele comercial al produsului.
Certificatul și semnătura nu sunt același lucru. Certificatul conține informațiile care permit asocierea datelor de verificare cu titularul. Semnătura este rezultatul creat asupra unui document atunci când titularul autorizează operațiunea.
Certificatul este al firmei sau al persoanei?
Certificatul pentru semnătură electronică este legat de identitatea unei persoane fizice. Firma nu „semnează” printr-un certificat personal propriu; persoana acționează în numele ei în calitate de reprezentant legal, reprezentant desemnat ori împuternicit, în limitele dreptului pe care îl are.
Titularul certificatului
Este persoana identificată de prestator și cea care controlează datele de semnare. Numele ei apare în informațiile certificatului.
Relația cu contribuabilul
Este demonstrată separat către ANAF prin rol, calitate și documentele cerute pentru entitatea reprezentată.
Această separare explică de ce aceeași persoană poate lucra pentru mai multe entități, dar trebuie să aibă drepturi valabile pentru fiecare dintre ele.
Pașii pentru folosirea certificatului în SPV
- Alege un certificat calificat. Verifică prestatorul în lista de încredere și compatibilitatea soluției cloud sau token cu sistemele utilizate.
- Finalizează identificarea titularului. Prestatorul verifică identitatea prin metoda permisă și emite certificatul după îndeplinirea condițiilor sale.
- Pregătește dovada calității. Stabilește dacă titularul este reprezentant legal, desemnat sau împuternicit și folosește documentele cerute situației concrete.
- Urmează înregistrarea ANAF. Completează formularul și documentele cerute de serviciul vizat. Dacă este solicitat un document de confirmare, folosește fluxul indicat de prestator și ANAF.
- Verifică accesul. Testează autentificarea și, dacă folosești o aplicație contabilă, verifică drepturile și integrarea înaintea unui termen fiscal.
SPV și e-Factura: unde intervine certificatul?
Spațiul Privat Virtual este mediul prin care contribuabilii și reprezentanții lor accesează servicii fiscale electronice. Certificatul poate participa la identificarea, autentificarea și semnarea necesare fluxului, în funcție de tipul contului și operațiunea efectuată.
Pentru RO e-Factura, accesul și transmiterea sunt realizate prin infrastructura ANAF și prin aplicații compatibile. Certificatul nu „creează” factura și nu înlocuiește drepturile contului: el este una dintre componentele prin care persoana autorizată lucrează în sistem.
Înainte de configurarea aplicației
- verifică dacă aplicația acceptă certificatul cloud sau cere acces local la token;
- confirmă persoana și firma pentru care sunt configurate drepturile;
- nu transmite PIN-uri, coduri temporare ori controlul certificatului altei persoane;
- păstrează separat datele de acces și procedurile interne ale firmei.
Reînnoirea certificatului digital în ANAF
Reînnoirea la prestator și actualizarea în sistemele ANAF sunt operațiuni diferite. Mai întâi obții noul certificat conform condițiilor emitentului. Apoi urmezi procedura ANAF aplicabilă pentru asocierea noului certificat.
Începe înainte de expirare. O perioadă fără certificat funcțional poate bloca depuneri sau operațiuni care au termen. După actualizare, verifică autentificarea, semnarea și aplicațiile integrate.
Întrebări frecvente despre certificatul digital ANAF
Ce certificat digital este necesar pentru ANAF?
Pentru operațiunile care cer semnare sau autentificare cu certificat se folosește un certificat digital calificat emis de un prestator calificat. Verifică și cerința exactă a serviciului ANAF.
Certificatul digital ANAF este emis firmei?
Nu. Certificatul pentru semnătură identifică persoana fizică titulară. Legătura sa cu firma se dovedește separat prin calitate sau împuternicire.
Pot folosi același certificat pentru mai multe firme?
Da, dacă titularul are drepturile și documentele necesare pentru fiecare firmă. Relația trebuie înregistrată conform procedurii aplicabile fiecărei entități.
Certificatul pentru SPV poate fi în cloud?
Poate fi, dacă serviciul calificat, platforma și aplicațiile folosite sunt compatibile. Verifică înainte mai ales integrarea cu programele contabile.
Ce fac dacă certificatul expiră?
Obții certificatul reînnoit de la prestator, apoi urmezi procedura ANAF de actualizare. Testează accesul imediat după finalizare.
Am nevoie de un certificat separat pentru e-Factura?
Nu neapărat. Contează ca titularul să aibă un certificat calificat compatibil și drepturile necesare în relația cu firma și serviciul ANAF utilizat.
Surse oficiale
Verifică întotdeauna forma actuală a procedurii înainte de depunere.
ANAF — înregistrarea utilizatorilor persoane juridice ↗ANAF — reînnoirea certificatului ↗ADR — Trusted List și prestatori calificați ↗